Ce este factura și ce rol are într-o relație comercială?
Factura este un document contabil și fiscal prin care furnizorul solicită cumpărătorului plata pentru bunurile sau serviciile livrate. Aceasta servește și ca bază pentru contabilitate, obligații fiscale și controlul datoriilor.
Este important de făcut distincția între emiterea documentului și plata efectivă. Factura nu confirmă faptul că banii au fost transferați sau încasați. Ea arată în principal cine facturează cui, pentru ce, în ce sumă, în ce monedă și până când trebuie efectuată plata. Efectuarea plății este ulterior dovedită printr-un extras bancar sau o confirmare a plății.
Ce date trebuie să conțină o factură?
Elementele exacte depind de țară, de tipul tranzacției și de reglementările fiscale. În cazul tranzacțiilor comerciale, cel mai frecvent se menționează:
datele de identificare ale furnizorului,
datele de identificare ale cumpărătorului,
numărul facturii,
data emiterii,
data livrării bunurilor sau prestării serviciului,
descrierea bunurilor sau serviciilor livrate,
cantitatea și prețul unitar,
baza de impozitare, cota de TVA și valoarea TVA, dacă este aplicabilă,
suma totală de plată,
moneda de facturare,
data scadenței,
datele de plată, de exemplu IBAN, SWIFT/BIC și referința plății (de regulă numărul facturii).
În cazul tranzacțiilor internaționale, este necesar să se verifice în special moneda, datele bancare și condițiile de plată. O eroare în IBAN, în numele beneficiarului sau în monedă poate întârzia plata, o poate returna sau o poate scumpi prin comisioane suplimentare.
Cum este legată factura de plățile internaționale?
În cazul comerțului intern, suma se achită de obicei în moneda locală, în lei. În relația cu un furnizor sau client din străinătate, însă, documentul poate fi emis, de exemplu, în euro, dolari americani sau lire sterline.
În acest caz, nu mai este suficientă urmărirea datei scadenței. În costul final intervin și:
cursul de schimb actual,
cursul utilizat la conversia valutară,
comisioanele bancare sau de plată,
durata de procesare a tranzacției,
diferența dintre suma înscrisă pe document și suma rezultată după conversia în moneda locală,
riscul valutar dintre momentul emiterii și cel al plății.
Dacă cursul se modifică pe perioada de scadență, suma finală poate fi mai mare sau mai mică decât se estima inițial. La volume mai mari sau la plăți recurente, este așadar util să se urmărească nu doar datele de facturare, ci și evoluția cursului valutar și posibilitățile de acoperire a riscului asociat.
De ce este importantă factura pentru companii?
Factura este documentul de bază în vânzare, achiziție și în relațiile de plată. Aceasta ajută la păstrarea unei evidențe clare privind ceea ce a fost livrat, ce sumă trebuie plătită și când trebuie efectuată plata.
În practică, factura este importantă în special pentru:
înregistrarea veniturilor și cheltuielilor,
controlul plăților primite și efectuate,
gestionarea fluxului de numerar (cash flow),
aplicarea sau verificarea TVA,
recuperarea creanțelor neîncasate,
verificarea partenerilor de afaceri,
plățile internaționale și conversiile valutare.
Un document emis corect reduce riscul de neînțelegeri între furnizor și cumpărător. În comerțul internațional, acesta ajută totodată la prevenirea erorilor în datele de plată, a conversiilor valutare incorecte sau a problemelor la înregistrarea contabilă.
La ce trebuie să fiți atenți în cazul facturării electronice?
În numeroase țări, facturarea se mută către sisteme electronice. Nu este însă suficient ca documentul să fie trimis ca fișier PDF prin e-mail. Factura electronică trebuie să respecte atât cerințele tehnice, cât și pe cele legislative ale țării în care este utilizată.
Sistemul RO e-Factura este obligatorie pentru facturile emise de companiile stabilite în România, în relațiile cu alte firme (B2B), cu persoane fizice (B2C) și cu instituții publice (B2G), atunci când locul livrării se află pe teritoriul țării. Obligația se aplică indiferent de valoarea facturii și indiferent dacă firma este sau nu plătitoare de TVA.
În cazul facturării electronice, trebuie urmărite în special:
legătura cu plata și aprobarea internă.
formatul corect al documentului,
transmiterea prin sistemul solicitat,
concordanța datelor cu evidența contabilă,
arhivarea documentelor,
Exemplu
O companie românească achiziționează mărfuri de la un furnizor din zona euro. Furnizorul emite un document în valoare de 25.000 EUR, cu scadență la 30 de zile. Pe acesta sunt menționate datele de identificare ale ambelor părți, descrierea mărfurilor, suma, moneda, data scadenței și datele bancare.
Înainte de efectuarea plății, cumpărătorul verifică dacă datele corespund contractului și comenzii. Deoarece suma este exprimată în euro, însă majoritatea fondurilor sunt deținute în lei românești, compania trebuie să ia în calcul și cursul EUR/RON.
Dacă între emiterea facturii și efectuarea plății cursul crește, achiziționarea de euro va fi mai costisitoare. Astfel, aceeași sumă în valută străină poate reprezenta, după conversie, un cost mai ridicat. La plățile internaționale recurente, nu este așadar suficient să se urmărească doar scadența. Sunt importante și cursul valutar, comisioanele, precum și modul în care compania achiziționează valuta.
